خصائص الرسالة الإدارية وأشكالها

معلومات عامة  -  بواسطة:   اخر تحديث:  2021-07-24
خصائص الرسالة الإدارية وأشكالها

المحتويات

ما هي الرسالة الإدارية

لا تعتبر كتابة الرسائل هي وسيلة فقط للتواصل بين الوكالات الأخرى أو مع الشركات أو العملاء الحاليين أو المستقبلين ، ويتم  تعريف الرسالة الادارية على  أنها هي طريقة لأظهار أعمال الشركة والتواصل مع الآخرين وعرض الخدمات أو المنتجات الخاصة بالشركة ، كذلك توضيح وضع الشركة وهو أمر ضروري في كتابة خطاب إداري ، ويستلزم ترتيب الخطاب بشكل مهني ، مع كتابة عنوان الشركة حتى يأخذ الصيغة رسمية ، في القسم العلوي بالرسالة ، ومن تحت التاريخ ، يتم كتابة العنوان والمسمى الوظيفي الخاص بالشركة ، إذا أحتاج الأمر ، يمكن كتابة عنوان المستلم بعد هذا ، ووضع طابع خاص على الرسالة ، إذا كان متاح ، على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب الرسالة لشخص معين بالشركة ، ويمكن وضع اسم الشخص الذي ترغب في أن يتلقى بالرسائل بالتناوب.[3]

خصائص الرسالة الإدارية

  •  البساطة:من مميزات الرسالة الادارية أن تكتب الرسالة الإدارية بصورة بسيطة ، على أن تكون مكتوبة بلغة بسيطة وسهلة حتى تكون واضحة للراسل ، قد تتشابه اللغة مشابهة مع الرسائل الاجتماعية مع الأحتفاظ بالشكل الرسمي لها ، يجب أن تمنح الرسالة نداءً فوريًا للقارئ.
  • أسلوب المحادثة:الرسالة الفعالة هي التي تمنح انطباعًا على التواصل وجهًا لوجه ، الرسائل هي الوسيلة المكتوبة التي يتكلم بها مرسل الرسالة إلى المرسل إليه ، ومن ثم يستلزم كتابة الرسالة في صورة محادثة ، ذلك لأن أسلوب المحادثة تفاعلي بطبيعة الحال وهو غير رسمي نوعاً ما.
  • وضوح الهدف:يشترط أن يصبح هدف الكاتب واضحًا بشأن ما يريد قوله ، يستلزم أن يحتفظ بكل الحقائق والأرقام الخاصة بالبيانات في متناول اليد ، يستلزم كتابة الرسالة بأسلوب يعكس الهدف ببساطة وسهولة ، يجب ألا يصبح متوفر أي غموض.
  • العلاقات العامة:تعكس خطابات العمل بشكل منظم ، لهذا يستلزم صياغة كل الرسائل الإدارية مع الأخذ في الاعتبار الهدف المحدد في تقوية حسن نية المنظمات وصورتها وعلاقاتها العامة.
  • الاهتمام بالثقافة:ترغب كل المراسلات الإدارية إلى أن تصاغ بصورة مكتوبة مع الأهتمام بوجهة نظر القارئ ، لذا من أحسن الطرق هي الأبتعاد عن أستعمال الكلمات المشتقة ثقافيًا والعامية وما إلى هذا ، يجب استخدام الكلمات غير الضارة والكلمات المسيئة والتي ليس لها أكثر من معنى.
  • أسلوب مهذب:يجب أن يلتزم بالأسلوب المهذب للخطاب وفي المراسلات بكل طريقها ، تدل المجاملة إلى أن الرسالة تهدف للحصول على الأمر بأدب وتعرب عن مدى الإمتنان لوفرة الخدمات المقدمة ، وبالتابعية يجب أن تكون لغة الخطاب مهذبة وشيقة.
  • الإقناع:الفكرة الرئيسية وراء كل الرسائل الإدارية هي إقناع القارئ سواء من خلال خطاب مبيعات أو خطاب استفسار أو حتى خطاب شكوى ، وبالتابعية إقناع القارئ بطريقة أكيدة ، يستلزم كتابة قطعة المراسلات بصورة جيدة وذلك لإقناع القارئ لفائدته.
  • الشفافية:يجب أن تكون الرسائل الإدارية صادقة وشفافة وهذا يدل أنه يستلزم كتابة الرسالة بأسلوب يشجع القراء على تصديق محتوى الرسالة ، لا يفترض أن يخفي أي حقائق ، كما يستلزم أن يكون بلا نفاق أو كلام ليس له أهمية.
  • اللغة الإيجابية:يستلزم أن يتم اختيار كلمات الرسالة بأهتمام كبير ، كما يجب أن تصبح لغة الراسلة كلها إيجابية بقدر المستطاع ، كما يجب تجنب أستعمال الأسلوب السلبي لأنها تمنح انطباعًا بالتوقعات السلبية والنهج السلبي.[1]

    • أشكال الرسالة الإدارية

  • خطابات المبيعات:أن رسائل المبيعات النموذجية هي قوية جداً لكسب اهتمام القارئ ، وهذا لأن الهدف من هذا هو دفع القارئ ليقوم بشيئًا ما ، فإن هذه الرسائل تشتمل على كلمات قوية تدفع المستخدم على أخذ إجراء معين ، وتفاصيل الفائدة التي تعود على القارئ من اتخاذ الإجراء وتتضمن معلومات لمساعدة القارئ على القرار ، مثل وضع رقم هاتف أو رابط الموقع الخاص بالشركة.
  • طلب خطابات:لقد ترسل هذه خطابات الطلب من خلال المستهلكين أو الشركات إلى مصنع مثلاً أو لبائع تجزئة أو لتاجر الجملة كما يستلزم أن تشتمل هذه الرسائل على معلومات معينة مثل رقم المديلات واسماء المنتجات والكمية المطلوبة والسعر الذي تتوقعه وطرق الدفع مثلاً.
  • خطابات الشكوى:أن أختيار الكلمات والأسلوب التي يتم بها كتابة الرسالة لتقديم الشكوى لشركة ما هي الأمر المهم وفحوه شكواك ، يجب أن تكون بشكلاً مباشرًا ولكن بلباقة ويستخدم دائمًا صيغة مهنية احترافية إذا كنت ترغب  أن تنصت الشركة إليك.
  • خطابات التعديل:عادةً ما تكون رسالة التعديل للرد على كل من مطالبة أو شكوى ، إذا كان التعديل في فائدة العميل ، لذا أبدأ الرسالة بهذه الأخبار ، إذا لم يكن الأمر كذلك ، يحب الحرص على أن تكون صيغة الرسالة حقيقية.
  • رسائل الاستفسار:رسائل الاستفسار هي لطرح الأسئلة أو معرفة معلومات من المستلم ، وفي كتابة هذا النوع من الخطابات ، يجب أن تكون الرسالة واضحة وموجزة ​​وتحديد المعلومات التي ترغب بها ، تأكد من إدخال معلومات التواصل حتى يبسط على القارئ الرد.
  • رسائل المتابعة:بالعادة ما يتم إرسال رسائل المتابعة بعد نوع من التواصل الأول ، قد يكون هذا من هلال قسم مبيعات يشكر العميل على شيء ما ، أو رجل أعمال يتابع نتيجة اجتماع أو البحث عن عمل يسأل عن حالة طلبه  في كثير من الأمور ، تكون هذه الرسائل هي مزيج من ملاحظة شكر ورسالة المبيعات.
  • خطابات التوصية:في الأغلب ما يسأل أصحاب العمل المستقبليون عن المتقدمين للوظائف رسائل توصية قبل التوظيف ، بالعادة ما يكون هذا النوع من الرسائل من رسائل عمل ، ويتم تحديد علاقة المرسل بالباحث عن العمل ورأيه.
  • خطابات شكر وتقدير:رسائل شكر وتقدير تعتبر إيصالات سهلة ، ومراسلة الشركات لأخبار الآخرين أنهم أخذوا اتصالًا مسبق ، ولكن ربما يكون الإجراء قد حدث أو لم يحدث.
  • خطابات الاستقالة:في حالة كان موظف ما يريد أن يقوم بالأستقالة ويقوم بترك وظيفته ، يتم في العادة إرسال خطاب استقالة للمدير  المباشر حتى يتم إخطاره أو أرسال إشعارًا وإخباره عن موعد آخر يوم للموظف في العمل ، في العديد من الأحوال ، سيوضح الموظف أيضًا أسباب تركه للشركة أو العمل حتى تكون الرسالة أكثر توضيح.[2]

    • مكونات الرسالة الإدارية

  • الجمل ، يجب شرح سبب الرسالة وسبب أن هذه هي الطريقة المناسبة تمامًا لهذا الأمر بعينة ، مع تحديد سبب الرسالة وهدف الشركة ، وكيف تتوافق الرسالة مع أهداف الشركة المهنية.
  • تتكون الرسالة من فقرة أو فقرتين ، ممكن كتابة إنجازات الشركة السابقة وما هي الطلبات التي بهدفها تكتب الرسالة ، التركيز على الخبرات والعملاء ومهارات العاملين بالشركة الأكثر صلة ، عندما هذا ممكنًا ، وهذه الإنجازات والحقائق والبيانات تعتبر من نقاط قوة في حالة الأحتياج في سياق الكلام.
  • يجب نهاية الرسالة بالشكر على الوقتهم والأهتمام لأصحاب الشركة الأخرى ، وقد يحتاج الأمر أيضًا في لتلخيص نهائي للرسالة.[4]