تعريف الرسالة الادارية وانواعها .. وأمثلة عليها     

ما هو تعريف الرسالة الإدارية

تعد الرسائل الإدارية من الرسائل التي لها دور هام بالنسبة للشركات والمؤسسات، وسبب ذلك يرجع إلى أنها تساعد في إنجاز الأعمال و تبادل الأفكار والآراء بين العاملين داخل هيئة العمل، حيث تحافظ على أن يسير العمل الإداري في مساره الصحيح بأسرع وقت ممكن دون إضاعة الوقت والجهد، ويوجد هناك عدة مميزات الرسالة الادارية ، ويوجد مجموعة من  خصائص الرسالة الإدارية .تعتبر الرسالة الإدارية من أبرز أنواع الرسائل التي تأخذ طابعاً رسمياً حيث يقوم موظف ما أو جهة إدارية معينة بأرسالها من أجل غرض معين، على سبيل المثال الإستعلام أو الاستفسار عن شيء ما بخصوص العمل، كما أنها أيضاً هي رسائل حرة الشكل يمكن أن يستخدمها مشغلو محطة DCI حتى يتم تبادل المعلومات الرسمية ذات الطبيعة الإدارية بين وكالات إنفاذ القانون / العدالة الجنائية (CJDN) داخل الولاية والوكالات خارج الدولة عن طريق NLETS.يمكن استخدام هذا النوع من الرسائل لطلب المعلومات أو المساعدة أو للرد على الطلبات الواردة من الوكالات الأخرى، ويمكن أن تُستخدم الرسائل الإدارية لنقل أي نوع من معلومات العدالة الجنائية الرسمية غير المرتبطة بنوع معين من الرسائل، قد يتم إرسال رسالة إدارية إلى أي وكالة عدالة جنائية داخل الولايات المتحدة وكندا وبورتوريكو.وهي أيضاً نوع من أنواع الكتابة الوظيفية، يكون أحد طرفى الاتصال الكتابي جهة إدارية على الأقل، ويوجد هناك ثلاثة أنواع من الرسائل الإدارية التي تنتج عن هذا التعريف، وهي:

الرسالة الهابطة

وهي الرسالة الإدارية الرسمية التي توجه من قبل رئيس مستوى إداري أعلى.

الرسالة الصاعدة

وهي الرسالة الإدارية الرسمية التي توجه من قبل رئيس مستوى إداري أدنى.

الرسالة الموازية

وهي الرسالة الإدارية الرسمية التي توجه من قبل رئيس مستوى إداري مشابه.

إجراءات إرسال الرسائل الإدارية

هناك عدة إجراءات يجب اتباعها قبل إرسال الرسالة الإدارية، حيث سوف يتم الإشارة إلى الرسائل الإدارية باسم “teletypes”، حيث إذا رغب أحد الضباط في أن يرسل موظفو RCECC، فسوف يقومون بالاتصال بـ “البيانات” عن طريق الهاتف أو إرسال رسالة عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني، وتلك الإجراءات هي

حيث يجب معرفة أين سوف يتم إرسال الرسالة.

الغرض من الرسالة teletype والتحقق من العنوان الذي سوف يتم إرسال الرسالة له.

اسم الضابط ومعلومات الاتصال.

ما الذي يرغب الضابط في أن تفعله الوكالة أو الوكالات المستقبلة في حالة تحديد موقع موضوع teletype.

في حالة إشارة teletype إلى حالة مؤقتة (أي الاستلام والاحتفاظ)، يجب على الضابط الإشارة في نص الرسالة إلى وقت انتهاء صلاحية هذا الطلب.

في حالة توافق طلب الطباعة عن بُعد مع إرشادات الحفاظ على رسائل حفظ أمن الشرطة (KOPS) سيرسل جهاز الاتصال عن بُعد رسالة KOPS بدلاً من نوع teletype.

يقع محتوى الرسالة الإدارية على كاهل الموظف المسؤول عن تقديم الطلب إلى RCECC.

يجب على الضابط التحقق من إرسال المعلومات وإزالتها عندما يطلبون مساعدة RCECC بشأن الرسائل الإدارية.

سوف يقوم نظام GFM بتحديد تاريخ ورقم توزيع لكل مناقصة مقبولة وإرسالها بشكل إلكتروني إلى TSP عن طريق مجموعة المعاملات 994.

تم إصدار رسالة إدارية مؤخراً من قبل إدارة الضمان الاجتماعي حتى يتم تذكير الموظفين بكيفية شرح الدفعة الزائدة بدقة.

يجب التحقق لتحديد ما إذا كان يجب إيداعها أو إعادتها إلى المرسل.[2]

أنواع الرسائل الإدارية

رسائل تجارية

وهي نوع من الرسائل الإداريّة، التي يتم استخدامها لقضاء الأمور التجارية، مثل التسويق لمنتج معين، أو طلب شراء بضاعة أو منتج جديد، أو أي شيء خاص بالتجارة.

رسائل رسمية

نوع من الرسائل الإداريّة، ويتم استخدام أسلوب الرسالة الإدارية، في الأمور التي ترتبط بالتوظيف، مثل طلب وظيفة، أو شكوى، أو تعميم، أو قرار إداريّ رسمي.

الرسائل الإدارية العامة

هي نوع من الرسائل التي يتم كتابتها لتوثيق الارتباطات بين عدد من الإدارات، وهي تحتوي على عدة معلومات تجعلها تتشابه مع الرسائل الرسمية، وتختلف الرسائل الإدارية على حسب الهدف التي كتبت من أجله سواء للموظفين أو لأحد الأقسام.

المذكرة الإدارية

هي نوع من الرسائل الإدارية ولكنها تتميز بصغر حجمها، فهي لا تتخطى صفحة واحدة، وتحتوي على بعض المعلومات المباشرة التي يتم تأديتها بشكل يومي.

التقرير الإداري

هي نوع من الرسائل الإدارية التي تحتوي على كم كبير من المعلومات المكتوبة أو الشفهية، والتي يتم كتابة تفاصيلها لتوضيح كافة تفاصيل الطلب المقدم أو التقرير المقدم.[1]

أمثلة على الرسالة الإدارية

هناك عدة خطوات يجب إتباعها لتتمكن من إرسال رسائل إدارية بنجاح، وهي:

يجب كتابة سطر عن الموضوع، مع كتابة اسم الشخص والوظيفة (إذا كنت ترسل خطاب الغلاف الخاص بك عبر البريد الإلكتروني).

معلومات الاتصال (أعلى الرسالة للنسخة المطبوعة، التوقيع أدناه لخطاب تغطية البريد الإلكتروني)

إلقاء التحية.

الفقرة الأولى تكون مقدمة مختصرة مع ذكر سبب كتابة الرسالة.

الفقرتان الثانية والثالثة، يجب التحدث فيهم عن المؤهلات الوظيفة التي تتقدم لها.

فقرة ختامية تقدير لكونك قد نظرت في الوظيفة، وكيف ستتابع إذا كان لديك شخص اتصال.

التوقيع.[4]

مثال على طلب ملف إداريإدخال اسم الشركة ………كتابة التاريخ: …/ … / …(اسم المرسل الية) إلى السيد المدير العام(إلقاء التحية) تحيّة طيّبة وبعد(كتابة الموضوع) الموضوع هو طلب ملف إداري عن ……………… الرجاء تقديم المساعدة في توفير الملف الإداري المطلوب في موضوع الرسالة، والذي يحمل الرّقم المرجعي الآتي: ….؛ لأنّه يُساعد على القيام بالمَهام الخاصّة في العمل، وسوف يتمُّ إعادة الملفّ الإداريّ مُجدّداً بعد استخدامه،(إنهاء الرسالة والتحية) ومع فائق التّقدير والاحترام.اسم الموظف: …….التّوقيع: ……مثال على طلب تأجيل عقد اجتماع يجب كتابة تأجيل عقد اجتماع في الجهة العلويةإدخال التاريخ: … / … / …إلى السيد المدير/ رئيس القسمتحية طيبة وبعد(ذكر طلب تأجيل عقد اجتماع مع ذكر السبب) بناءً على الطّلب المُرفَق في هذه الرّسالة، يُرجَى قبول تأجيل عقد الاجتماع المُقرّر للأسباب الآتية:….، مع إرسال موعد جديد للاجتماع إن أمكن ذلك، لاعتماده بدلاً عن المُوعد المُؤجّل، مع فائق الاحترام والتّقدير.المُشرف عن الاجتماع: ……التّوقيع: …..طباعة نسخة إلى رئيس لجنة الاجتماعات.نسخة إلى الإدارة.نُسَخ إلى المشاركين في الاجتماع.مثال على طلب صيانة نموذج طلب صيانة إلى السّيد رئيس قسم الهندسة والصّيانة(إلقاء التحية) تحية وبعدالتّاريخ: … / … / …الموضوع: طلب صيانة أجهزة الحاسوب في قسم…… أسباب طلب الصّيانة:…بيانات عن أجهزة الحاسوب: ……نوع الأجهزة: …..نظام التّشغيل: …..بناءً على المعلومات المَذكورة أعلاه، يُرجى العمل على اتّخاذ الإجراءات المُناسبة؛ من أجل المُساهمة في ضمان استمراريّة العمل في القسم، ومع فائق الاحترام والتّقدير.اسم الموظّف: …التّوقيع: ….نسخة إلى الإدارة.نسخة إلى قسم الهندسة والصّيانة.[3]