تعريف الوثيقة
قبل كل شيء نجد أن الوثيقة ، هي عبارة عن تسجيل والتقاط لأحداث معينة ، وهذا حفاظًا على المحتوى ، والمعلومات الموجودة بداخلها ، وفي بعض الأحيان قد يتم إنشاؤها بالصوت والصورة ، وفي أحيان أخرى تكون مكتوبة، لذا نعتبرها شكل من أشكال المعلومات ، ويوجد للوثيقة الكثير من الاشكال ، والانماط التي تضع هذه المعلومات في شكل دائم نسبيًا ، ويمكن استرجاعها في أي وقت لاحق .[1]
أنواع الوثيقة
قد تكون اللغة هي المحددة لنوع الوثيقة ، حيث كل نوع من أنواع الوثائق يتميز بصيغة خاصة به ، وهذه الصيغ هي التي توضح العناصر بدقة ، وهذا يظهر فيتعريف الوثيقة التاريخية وانواعها واهميتها ،ومن أشهر 5 أنواع من الوثائق ، والتي قد نصادفها في الأعمال بصفة مستمرة :
الوثائق الشخصية . الوثائق السياسية .الوثائق الالكترونية .الوثائق التربوية .الوثائق الإدارية .وقد يتم استخدام الوثيقة عندما يتم نقل قدر كبير من المعلومات ، بجانب استخدام تمثيلات مرئية تساعد بشكل كبير في إيصال الرسالة ، وهذه التمثيلات قد يكون لها دور بالغ الأهمية .
[2]تعريف الوثيقة الشخصيةالوثائق الشخصية هي الوثائق التي يتم استخدامها في العلوم الاجتماعية ، ويتميز هذا النوع من الوثائق بكلمات خاصة واضحة تركز على تاريخ شخص ما ، أو رسائل عنه ، وقد نجد بها
خطوات دراسة الوثيقة التاريخية ، فقد تهتم هذه الوثائق بالجانب الذاتي من حياة الشخص ، والذي يعتبر من الأجزاء الهامة والتي لها قيمة في الحياة ، والوثيقة الشخصية قد يتم استخدامها لاستكشاف حياة شخص ما عن طريق سلسلة من الرسائل .
[3]تعريف الوثيقة السياسيةالوثائق السياسية تعتبر من أهم الأنواع التي سوف نتحدث عنها ، وهي من أكثرهم انتشارًا حول العالم ، وهذه الوثائق تتم عادة بين كل من الدولة والفرد نفسه ، وقد يتم تقييم احتياجات الفرد بداخلها ، وفي هذا النوع من الوثائق يتم تنظيم الكثير من الأشياء الخاصة بـ الفرد ، من حيث الامتيازات التي يحصل عليها والحريات والحقوق التي من المفترض أن يتمتع بها .
[4]تعريف الوثيقة الإلكترونيةالوثائق الإلكترونية ، يتم بداخلها إنشاء عدد من المعلومات ، ويتم بعد ذلك نقلها ، وإرسالها ، وتخزينها بشكل الكتروني ، وتتم بعدة اشكال مختلفة فيمكن إنشاؤها إما بشكل بصري ، أو بشكل الكتروني اخر مماثل يجعل من السهل إدراك البيانات بصورة سريعة .
[5]تعريف الوثيقة التربويةالوثائق التربوية قد تشمل كل الرسائل البسيطة ، او حتى المعقدة الخاصة بكل ما يخص التعليم بداية من تقارير الطلاب ، وجداول الحصص والمناهج وسجلات الطلاب وغيرها ، وتتم هذه الوثائق بناءً على القوالب، وهناك عدد من الأشخاص المتخصصين ، في إنشاء هذا النوع من القوالب التي تساعد في عدد من المهام الثابتة ، والغير متغيرة ، ولكن يكون بداخل كل قالب محتوى ديناميكي قد يتغير مع تغيير الأسماء والدرجات ، ومن خلالها يتم إضافة أي محتوى وإزالته بسهولة ، وتنسيق الكثير من التواريخ والأرقام .
[6]تعريف الوثيقة الإداريةالوثائق الإدارية يُقصد بها المستندات الإداري ، ومن خلالها يتم تمثيل عدد من الإجراءات بالعديد من الأشكال بمساعدة أدوات داخلية قد لا تتعلق بإجراءات محددة ، وفي هذا النوع من الوثائق يتم الاهتمام بالمصلحة العامة ، والقوانين التي تحث على هذه المصلحة ، ويتم خلالها إعداد عدد من المستندات ، والسجلات عن طريق موظف إداري تكون وظيفته القيام ببعض الأغراض التنظيمية .
[7]
ما هي خصائص الوثيقة
قد تكون خصائص الوثيقة ، عبارة عن مجموعة من سلاسل بيانات تعريفية ، وكلها تحتوي على معلومات حول الوثيقة نفسها ، وفي الوثائق يتم استخدام بعض التعبيرات ، لكي يتم تكوين تطابقات معينة مع قيم فريدة من نوعها ، خصائص الوثيقة هي بيانات يتم تخزينها بتنسيق جيد ، وكلها تكون قائمة على ملفات الإدخال ، وتساعد هذه الخصائص على إدراج نصوص ومحتويات عديدة .[8]
ما هي أهمية الوثيقة
جميعنا نتفق أن الوثائق من الضروريات لنجاح أي مشروع ، كما إنها مفيدة للغاية للمستخدمين أيضًا ، ويساعد كيفية التعامل مع هذه الوثائق على ضمان تقديم المعلومات على نحو المناسب ، كما أنها تساعد في الحفاظ على هذه المعلومات ، وهناك أعداد كثيرة من الوثائق تقوم باستخدام أمثلة من الحياة الواقعية ، كما إنها توفر أيضًا بعض الإرشادات الأساسية ، لذا قد تتمتع الوثيقة بفوائد ضخمة ، كما إنها تكون غالبًا متاحة بأقل جهد .[9]وهنا نقدم بعض من فوائد التوثيق كما يلي :
يساعد التوثيق على ضمان استمرارية الرعاية لأي مجال .في سياق ذلك يساعد التوثيق المناسب الممارسين أن يتذكروا معلومات هامة .بالإضافة إلى ذلك يساعد على اكتشاف بعض الأنماط ، التي تكشف عن سلوكيات معينة.يقدم التوثيق التعاون الكافي بين الأشخاص ، ويمكنهم مناقشة ورؤية أي معلومات وقتما شاءوا .يساعد التوثيق في ضمان القدرة على زيادة جودة الخدمات التي يتم تقديمها .[10]
ما هي عناصر الوثيقة
لكي تصبح الوثيقة صحيحة من الضروري أن يتم استجماع عدد من الشروط ، والعناصر التي تعتبر من الضروريات ، والتي بدونها تصبح الوثيقة غير صحيحة وباطلة ، وفي خطة التوثيق يتم تشكيل العديد من التفاصيل ، التي تساعد في هيكلة العديد من المعلومات ، ومن عناصر أي خطة توثيق لدى الكثير من الشركات :
اسم المشروع .النطاق والأهداف .خطة محتوى مفصلة .تقديرات الوقت .الأشخاص المسؤولين .سير العمل .الموارد المختلفة ، والبرامج ، والأسلوب ، والمواقع الإلكترونية .وكل هذه العناصر تساعد كثيرًا في منع الكثير من المشاكل ، والاختناقات التي تواجهها الكثير من المشاريع .
[10]وفي النهاية، تعتبر الوثائق من الأجزاء الحيوية التي نفعت البشرية ، والتي أصبح لها العديد من الأغراض التي تخدمها ، ويلعب التوثيق دور مهم ، حيث لا يمكن القيام بأي عملية في يومنا هذا بدون التوثيق المناسب ، الذي يساعد بدون شك على التقدم والنمو ، ويمكن للوثائق أن تشير للعديد من الملفات الهامة ، والتي تتضمن معلومات حيوية التي قد تنفع في الكثير من الأحيان ، ويمكن إنشاء وثائق علمية ، أو إلكترونية ، أو إدارية ، أو حت شخصية وكلها تعمل على نفس الأهداف ، وهي إعطاء وتوفير المعلومات .
[10]
