كيف أكتب البريد الإلكتروني

حقول رسالة البريد الإلكتروني

عند البدء بكتابة رسالة بريد إلكتروني فإنّ هناك العديد من الحقول الأساسية التي يتوجب أن يعرفها مُستخدِم البريد الإلكتروني، وهي كالآتي:[1]

• حقل مِن (From): هو الحقل الذي يظهر خلاله عنوان البريد الإلكتروني (Email Address) للشخص صاحب حساب البريد الإلكتروني المُراد إرسال الرسالة منه، ويتمّ تعبئة هذا الحقل بشكل تلقائي عند البدء بإنشاء رسالة جديدة.


• حقل إلى (To): هو الحقل الذي يجب أن يتمّ خلاله إدخال عنوان البريد الإلكتروني (Email Address) للجهة المُراد إرسال الرسالة إليها، ويجب تعبئة هذا الحقل من قِبل المُستخدِم في حال كانت الرسالة جديدة من خلال اختيار العنوان البريدي للمُستخدِم من القائمة التي ستظهر عند النقر على خيار إلى (To)، أو من خلال تعبئة عنوان البريد الإلكتروني بشكل يدوي، أمّا في حال كانت عبارة عن رد (Reply) على رسالة أخرى فإنّه سيتمّ تعبئة هذا الحقل بشكل تلقائي.


• حقل الموضوع (Subject): هو حقل يُمكن تجاوُز تعبئته، ويتمّ خلاله كتابة عنوان الرسالة المُرسلة، بحيث يتمكن المُستلِم لها من فهم محتواها بشكل عام دون قراءتها.


• حقل النسخة الكربونية (Cc): هو حقل اختياري،[1] يُتيح للمُستخدِم إمكانية إرسال نسخة طبق الأصل إلى أشخاص آخرين غير المُستلِم الرئيسي للرسالة، بحيث يرى جميع مُستقبلي الرسالة من هم الأشخاص الذين تمّ تضمينهم ليستقبلوا تلك الرسالة.[2]


• حقل النسخة الكربونية المخفية (Bcc): هو حقل اختياري،[1] مُشابه لحقل النسخة الكربونية؛ حيث يُمكن من خلاله إرسال نسخة طبق الأصل من رسالة البريد الإلكتروني إلى عدة أشخاص، إلّا أنّ الفرق بينهما هو أنّ استخدام النسخة الكربونية المخفية يضمن عدم قدرة مُستقبلي الرسالة على رؤية من استلم نسخة أخرى منها.[2]


• جسم الرسالة (Message Body): وهو الحقل الذي يتمّ فيه كتابة النص الرئيسي للرسالة، ويتمّ فيه وضع توقيع الشخص المُرسِل في نهايتها إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

أنواع رسائل البريد الإلكتروني

أصبح البريد الإلكتروني أحد أهمّ أشكال التواصل بين الناس، لذا فإنّه لا بدّ من معرفة المرء بكيفية الكتابة الصحيحة لرسائل البريد الإلكتروني وذلك لما له من أهمية في حياة المرء العملية والشخصية، وتنطوي رسائل البريد الإلكتروني على نوعين من الرسائل يُحددهما طبيعة الشخص المُرسَل إليه، وهي الرسائل الرسمية (Formal) والرسائل غير الرسمية (Informal)، ففي حين يتمّ إرسال الرسائل غير الرسمية إلى الأصدقاء وأفراد العائلة فإنّه يتمّ إرسال تلك الرسمية إلى زملاء العمل، أو المُدراء، أو أيّ شخص لا يعرفه المُستخدِم بشكل شخصي، وتُعدّ عملية كتابة الرسالة غير الرسمية في البريد الإلكتروني أمراً سهلاً، حيث لا يتوجب على المُرسِل اتباع أيّة قواعد في كتابة الرسال بل يُمكنه اتباع قواعده الخاصة، كما أنّ الدقة والكتابة وفقاً لقواعد اللغة قد لا تكون أمراً ذا أهمية كبيرة في هذا النوع من الرسائل، وعلى العكس من ذلك فإنّ الرسائل الرسمية يجب أن تكون مكتوبة بشكل احترافي، ولا بُدّ أن يُراعى فيها الكتابة الصحيحة لقواعد النحو، وعلامات الترقيم، والإملاء الضرورية.[3]

كتابة رسالة رسمية في البريد الإلكتروني

عند الرغبة ببدء كتابة رسالة رسمية في البريد الإلكتروني، فإن هناك العديد من الأمور التي يجب أن يتمّ الانتباه إليها ومُراعاتها، وهي كالآتي:

• موضوع الرسالة: هو الجزء الأول الذي سيراه مُستقبِل الرسالة التي سيتمّ إرسالها في البريد الإلكتروني، لذا يتوجب مُراعاة أن يكون العنوان مكتوباً بشكل صحيح وواضح، إذ إنّه هو الجزء الذي قد يدفع الطرف الآخر على فتح الرسالة وقراءتها، أو تجاهلها وحذفها دون الاطلاع على محتوياتها، ويتوجب أن يكون العنوان دقيقاً ومكتوباً بشكل مُختصر بحيث يلفت انتباه مُستلِم الرسالة من خلال كلمتين أو ثلاث كلمات.[4]


• التحية: تحية رسالة البريد الإلكتروني تُشبه التحية التي يتمّ استخدامها لكتابة الرسالة الورقية العادية، فعند الكتابة إلى شخص لا يُعرفه المُستخدِم بالاسم؛ يُمكن استخدام عبارة لمن يهمه الأمر، أو يُمكن استخدام حضرة مدير الشركة (Dear Company Manager) على سبيل المثال، وفي حال كان اسم الشخص معروفاً بالنسبة للمُستخدِم فيتوجب البدء بتحيته من خلال كتابة السيد المحترم/السيدة المحترمة،[3] ثمّ يتمّ ذكر الاسم الأخير للشخص المُراد توجيه الرسالة إليه متبوعاً بفاصلة أو نقطتين رأسيتين، ولا بدّ من الإشارة إلى أنّه يتوجب عدم استخدام كلمات ترحيبية عامّة مثل كلمة (مرحباً) في الرسائل الرسمية المُرسَلة عبر البريد الإلكتروني.[5]


• الشُّكر: يتوجب استخدام بعض عبارات الشكر في حال كان يتمّ كتابة الرسالة كرد على رسالة سابقة تمّ تلقيها عبر البريد الإلكتروني، حيث يُمكن البدء بعبارة (شكراً لك على ردك السريع)، فاستخدام مثل هذه العبارات يجعل مُستلِم الرسالة يشعر بالراحة ويُحسن من صورة الشخص المُرسِل.[6]


• نص الرسالة: يُستحسن كتابة نص الرسالة من خلال البدء بالنقاط الرئيسية التي يرغب المُرسِل بعرضها عبر رسالته، ويجب الحرص على أن تكون تلك النقاط موجزة ومختصرة ومرتكزة على ما يُهم الشخص المُستلِم، وفي حال كانت الرسالة تحتوي على ملف مُعين تمّ إرفاقه في الرسالة، فيجب الإشارة إلى ذلك عبر نص الرسالة نفسها؛ حتى ينتبه المُستقبِل إلى وجود ملف مرفق موجود فيها، كما يُوصى بكتابة عبارة تحث المُستقبِل على الرد في حال كانت الرسالة تحتاج إلى رد من المُستقبِل.[7]


• الخاتمة: يتوجب أن يتمّ إنهاء رسالة البريد الإلكتروني ببعض عبارات الشكر كعبارة شكراً لك (Thank you)، وعبارة تحياتي الحارة (Best regards)، وعبارة "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" (Sincerely)، ثمّ يأتي بعد ذلك كتابة اسم المُرسِل، ومنصبه الوظيفي في حال توفر ذلك، مع إمكانية إضافة رقم الهاتف أسفل منصبه الوظيفي.[3]

نصائح لكتابة رسالة البريد الإلكتروني

يوجد العديد من النصائح التي يتوجب أخذها بعين الاعتبار عند كتابة رسالة عبر البريد الإلكتروني، ومنها الآتي:[5]

• من المُفضل كتابة الرسالة بحيث لا يزيد طولها عن حجم الشاشة في جهاز الحاسوب أو الهاتف المحمول، وفي حال كانت رسالة البريد الإلكتروني طويلة، يُنصح بتقسيمها إلى فقرات قصيرة، مع إدراج سطر فارغ كفاصل بين كل فقرة وأخرى.


• استخدام صياغة مهذبة عند كتابة الرسالة.


• الحرص على عدم تضمين مرفقات بعدد كبير داخل الرسالة، وألا يكون حجم تلك المرفقات كبيراً.


• التحقُق من أنّ الرسالة لا تحتوي على أيّة معلومات حساسة ومهمة، وذلك لتجنُب وصولها إلى أشخاص آخرين من خلال اختراق البريد الإلكتروني.


• عدم استخدام الاختصارات الكتابية في نص الرسالة.[8]


• تدقيق الرسالة من الأخطاء النحوية والإملائية قبل إرسالها إلى الطرف الآخر.[8]


• استخدام أسلوب الطلب غير المُباشر أثناء الكتابة، مثل (سأكون مُمتناً لك إذا استطعت...).[9]


• استخدام عبارات مثل أولاً، وثانياً، وثالثاً لترتيب ذكر أيّة نقاط يتمّ ذكرها في الرسالة.[9]