تتضمن الارشفة الالكترونية العديد من الأنشطة ، والعمليات التي من خلالها يتم ترجمة المستندات في شكل مادي إلى تنسيق إلكتروني من خلال اتباع بعض الخطوات اللازمة ، نجد أن المشكلات الرئيسية التي تواجهها الشركات هي الوقت القصير جداً الذي يتعين عليها أن تتصرف فيه بسبب الحاجة إلى التكيف مع التغييرات التي تحدث بشكل ديناميكي للغاية ، ومن خلال الأرشفة الإلكترونية يتم الوصول إلى الملفات ، والمستندات في وقت قصير جداً باستخدام محرك بحث متخصص ، ويمكن الوصول إلى المعلومات في أي وقت وفي أي مكان ، حتى عن طريق استخدام الهاتف المحمول .[1]
أنواع أنظمة الأرشفة الإلكترونية
نجد أن أنظمة إدارة السجلات ، والملفات تتكون من عناصر ، وأنواع أساسية ، وهي :
أدوات لتصنيف السجلات ، هي عبارة عن فئات واضحة لا تحتاج سوى تسجيلات منشأة لطبيعة النشاط ، ويتم هنا تحديد السياسات ، والقوانين التي وضعت في أرشفة كل فئة من تلك الفئات ، حيث أن النظام سوف يقوم بشكل تلقائي بتطبيق تلك القوانين في كل سجل يتم الاحتفاظ به داخل كل فئة .أدوات لإنشاء السجلات، يتضمن ذلك مسح المستندات الورقية ، وربطها بأنظمة أخرى لكي يتم استرداد المعلومات المنفذة بشكل إلكتروني .أدوات إدارة السرية ، والتي تمكن السرية للسجلات ، والتأمين عليها ؛ فهي تقوم بتحديد من لديه الرؤية الصحيحة أو عرض السجل ، ويشمل ذلك قاعات التشفير ، والتوقيع ، والحفاظ على سياسات الخصوصية لنفس المستند من خلال النظام .التخزين طويل الأجل ، يوجد تقنيات تخزين خاصة لضمان الحفاظ على السجلات ، وعدم الإخلال ، أو تغييرها عبر أجهزة التخزين .الفحص والاختبار ، من العناصر المهمة للغاية لأنظمة الأرشفة الإلكترونية ، حيث يضمن عدم احتيال أي شخص على السجلات ، أو وجود أي سلوك غير مشروع قد يكون قد تم أرشفته .[2]
متطلبات الأرشفة الإلكترونية
نجد أن المعلومات كلها لا يشترط أن تكون ضرورية ، ونلجأ إلى الاحتفاظ بها ، وتسجيلها ، وإذا فعلنا ذلك مع جميع المعلومات التي لدينا ؛ فسوف لا نجد مكاناً لحفظها ، ومن متطلبات الأرشفة الإلكترونية أن تتبنى الأعمال استراتيجية واضحة من أجل إدارة السجلات ، وهي :
تحديد المعلومات التي تم تسجيلها ، ومن عدة مصادر متنوعة .تحديد الفئات الضرورية لوضع السجلات في كل فئة منفصلة عن غيرها .تحديد الوقت المستغرق للاحتفاظ بهذه السجلات لكل تصنيف ، ولا تحتفظ بالسجلات للأبد بدون وجود سبب لذلك .تحديد الإجراء المطلوب لإتلاف ، والتخلص من السجلات عند انتهاء فترة الاحتفاظ التي قمت بتحديدها من قبل .تدريب جميع الموظفين ، وتعليمهم في المؤسسات ، والمنظمات على إدراك أهمية السجلات التي ينبغي الاحتفاظ بها .[2]
مراحل الأرشفة الإلكترونية
تمر الأرشفة الإلكترونية للملفات ، والمستندات بعدة خطوات ، ومراحل ، وهي كالتالي :
إنشاء هيكل قاعدة البيانات ، والذي يتم من خلاله الأرشفة المادية من أجل تحديد بنية قاعدة البيانات ، وكذلك قواعد مسح المستندات وفهرستها .المسح الضوئي ، يتم الاستيلاء على الصور من خلال المستندات الأصلية باستخدام معدات مسح ضوئي متخصصة .الفهرسة ، تتيح الفهرسة استرداد المستندات ، والملفات في أي وقت في المستقبل بطريقة سهلة وسريعة .سير العمل ، والذي يتضمن تلك المعلومات ، والعمليات التي يتم إرسالها ، والأشخاص الذين يستخدمون هذه المعلومات .تشغيل الأنظمة ، ويتحدد تكوين النظام وفقاً لاحتياجات ، ورغبات المستفيد من النظام .صيانة النظام ، تقديم صيانة بعد التنفيذ إذا رغب العميل في ذلك الأمر .[1]
برامج الأرشفة الإلكترونية
يوجد العديد من برامج ، وأنظمة الأرشفة الإلكترونية ، والتي منها الآتي :
برنامج إدارة الوثائقيعمل برنامج إدارة البيانات والمستندات من بداية عملية الإنشاء إلى التخزين ، ثم التوزيع في جميع أنحاء المؤسسة ، وذلك يعمل على زيادة الكفاءة ، وتقليل التكلفة ، وفوضى الاحتفاظ بالسجلات ، والوثائق الورقية .
نظام بيتريكس 24عبارة عن نظام أساسي مجاني من أجل إدارة المستندات تستخدمه ملايين الشركات حول العالم ، ومتوفر في جميع أماكن العمل .
برنامج file holdويستخدم في المؤسسات الكبرى التي تضم أكثر من 20 مستخدم ، ويتم من خلاله التحكم في الإصدار ، وسير العمل ، والويب ، وسطح المكتب ، والجهاز المحمول .
Only officeهو عبارة عن مجموعة مكتبية آمنة عبر الإنترنت تهدف إلى مساعدة الفرق في الإدارة ، والتعاون مع التركيز القوي على الملفات ، والمستندات ، يجعل ذلك النظام تخزين ، ومشاركة الملفات أمر سهل للغاية ، ويأتي مزود بميزات إدارة المهام التي تجعله متجر يشمل جميع احتياجات تخزين إدارة المستندات .
[3]الوثيقة المنطقيةسوف يساعد ذلك البرنامج أي مؤسسة على التحكم في عمليات إدارة المستندات الإلكترونية الخاصة بها ، وإنشاء أي مستند ، وتنسيقه ، والمشاركة في تأليفه داخل مؤسستك ، ونجد أن واجهة البرنامج سهلة للغاية ، وخاصة للمبتدئين ، وسوف تعمل على تحسين الإنتاجية بشكل كبير بفضل تلك الواجهة سهلة الاستخدام .
ملفاتDMS Mهي طريقة بسيطة لإدارة الملفات الإلكترونية ، يقوم بشكل كامل بإدارة ، وحفظ المستندات الإلكترونية من أجل توفير الوقت ، وزيادة إنتاجية الأعمال ، ويمكنك أيضاً أن تحصل على تتبع الملفات التي يتم العمل عليها في الوقت الحالي ، ومتابعة التغييرات أثناء إجرائها على ملف معين .
[4]
تحليل نظام الأرشفة الإلكترونية
تسهل الأرشفة الإلكترونية سرعة وسهولة الوصول إلى الملفات ، والمستندات في أي وقت وأي مكان عن طريق استخدام محرك بحث متخصص في ذلك ، والذي تم تطويره بواسطة ELO ، ويمكن أن يكون للوثائق مستويات متنوعة ، ومختلفة من الوصول ، وذلك يكون وفقاً للقسم ، ويمكنك الاطلاع على تدفق البيانات ، وسجل التعديلات في أي وقت .ويوفر ذلك التطبيق العديد من الفوائد التي منها تأمين الوصول إلى الأرشيف ، وأرشفة الإستراتيجية وفقاً للقوانين ، والتنقل والوصول إلى الويب لاستخدام الأرشيف ، وسهولة الوصول إلى المعلومات ، والمستندات ، والملفات من خلال الهاتف الذكي ، أو الكمبيوتر اللوحي ، التصميم سهل الاستخدام في إمكانية الوصول إلى ما ترغب به من معلومات تم أرشفتها من قبل .[1]
دورة الأرشفة الإلكترونية
تهدف دورة الأرشفة إلى مجموعة من الأهداف وهي كالتالي :-
إنشاء البنية الرقمية .التفحص .الفهرسة .التخزين .إنشاء تدفقات البيانات .تشغيل الأنظمة .صيانة النظام .[1]
