خصائص الوثيقة الإدارية

الندرة

تُعتبر الوثيقة الإداريّة مستند فريد من نوعه، حيثُ إنّها تحمل رسالة معينة من طرف إلى آخر سواءً كان هذا الطرف داخليّ في المنشأة أو طرف خارجيّ، ويُمكن تمييز المستندات عن بعضها البعض من خلال عدّة أمور، مثل: رقم الوثيقة، وعنوانها، وتاريخها، ومحتواها، ومرفقاتها، ولغتها، والجهة الصادرة منها، والشخص الموقع عليها.^[١]

الترابط

تُعتبر صفة الترابط من أهمّ الصفات التي تميز الوثائق الإداريّة، إذ إنّ كلّ وثيقة إداريّة من الممكن أن ترتبط بوثيقة أو عدّة وثائق أخرى، حيثُ تحقق التكامل فيما بينها؛ وذلك لتحقيق فهم شامل وواضح لواقعة أو قضية معينة لجميع الأطراف الداخليّة والخارجيّة في المنشأة.^[١]

قواعد تحرير الوثيقة الإدارية 

يوجد بعض القواعد الواجب أخذها في عين الاعتبار عند تحرير الوثائق الإداريّة، وفيما يأتي توضيحها:^[٢]

• تشتمل الوثيقة الإداريّة غالبًا على شخص أو جهة مرسلة (محرر الرسالة)، وشخص أو جهة مرسل إليها (قارئ الرسالة).
• يكون محرر الوثيقة عادةً هو المبادر، أي يكون (طالب المعلومة، عارض الخدمة).
• تُحترم القواعد الشكليّة العامة المعمول بها في الوثائق الإداريّة، مثل: الصيغة العامة، والرقم التسلسليّ، ووضوح المعلومات.
• تتضمن الوثيقة عادةً صيغ المنادة، مثل: الأستاذ المحترم، أو السيدة الموقرة.
• تتضمن الوثيقة عادةً عبارات ختاميّة تُعبر عن الشكر والتقدير، مثل: وتقبلوا خالص التحية والتقدير.
• يُستخدم فيهاالختم الرسميّ، والتوقيع الخطيّ تحت اسم الشخص أو الجهة المرسلة.
• يستحسن أن تتكون الوثيقة الإداريّة من صفحة واحدة فقط، وفي حال تعذر ذلك فمن المستحسن أن توضع عبارات المجاملة، وخاتمة الرسالة في نفس الصفحة.
• يجب ذكر عدد المرفقات، والملحقات بدقة في متن الوثيقة الإداريّة.
• يجب أن يتم ترميز وترقيم الوثيقة الإداريّة، وتأريخها.

أهمية الوثائق الإدارية

يُمكن تلخيص أهمية الوثائق الإداريّة في المنشآت على النحو الآتي:^[٣]

• تُعتبر نقطة ارتكاز مهمة للأنشطة الماديّة والمعنويّة في المنشآت.
• ترفع من قدرة المنشآت على اتخاذ القرارات الصائبة والصحيحة.
• يُمكن من خلالها رصد نجاحات وإخفاقات المنشآت.