تمثل المعارض سواء كانت تجارية أو فنية فرصة عظيمة للمهتمين بنوعية الحدث الذي تقدمه، فمن ناحية يمكنهم التعرف على كل ما هو جديد في سوق العمل ومن جهة أخرى يمكنهم التعرف على آخر التطورات بالإضافة لتبادل الخبرات وتكوين صداقات هامة وعلاقات تفيدهم فيما بعد، لكن هذا كله يتوقف على مدى نجاح المعرض نفسه لذا على الشركة المسئولة عن تنظيم المعرض أو المؤسسات المختلفة التي ترغب بـ تنظيم معارض الانتباه جيداً لعدد من العوامل التي تلعب دور هام في نجاح المعرض من عدمه.تنظيم معرض منظم وناجح ليس أمراً سهلاً كما يعتقد البعض ممن ينتهي بهم الأمر بالفشل وهو أمر لا يرغب به أحد بالطبع، فهناك مجموعة من المتطلبات التي يجب الانتباه لها جيداً عند اتخاذ قرار تنظيم معرض والتي تتمثل فيما يلي:
التخطيط
التخطيط هو العامل الرئيسي لنجاح أي حدث بشكل عام ففشل عملية التنظيم يترتب عليه فشل الحدث، ولكما كان المعرض المخطط له كبيراً وهاماً كلما استدعى الاهتمام بعملية التنظيم بشكل أكبر.ومن العوامل الهامة التي تتعلق بعملية التخطيط هي البدء المبكر بها خاصةً إن كان الحدث سيضم العديد من المشاركين وسيحضره عدد كبير من الأشخاص، لذا لابد من التخطيط المبكر لكل شيء تحسباً لوقوع أية أمر طارئ في أي لحظة، من النقاط الأخرى الهامة المتعلقة بعملية التخطيط المبكر هي إمكانية تفادي وقوع الكثير من المشكلات المتوقعة عن طريق إيجاد حلول ملائمة لها بعيداً عن أية ضغط.تتضمن عملية التخطيط تحدي الأهداف التي يسعى صاحب المعرض لتحقيقها والتي تختلف تبعاً لطبيعة الحدث الذي يستضيفه المعرض بالطبع، فعلى سبيل المثال أهداف معرض تجاري أو صناعي قد تكون:
الميزانية
تنظيم المعارض بالطبع عملية مكلفة لذا عند إعداد الميزانية هناك العديد من الأمور التي يجب وضعها في الحسبان عند تحديد الميزانية وعلى رأسها ألا تتخطى تكاليف الإعداد للمعرض القدرة المالية للمؤسسة كي لا يشكل المعرض ضغطاً عليها بدلاً من أن يكون سبباً في تحقيق مزيد من النجاح. ومن الأمور الرئيسية التي ستغطيها الميزانية هي:
المكان
اختيار المكان يساهم بشكل كبير في نجاح المعرض لذا لابد من اختيار مكان مثالي يلائم نوع الحدث الذي يستضيفه المعرض ويلائم الميزانية الخاصة بتنظيمه بالانطباع الأول الذي سيكونه المشاركين والحضور سيكون عن المكان نفسه، فعلى سبيل المثال إن كان المعرض يستضيف حدثاً فنياً فلابد من اختيار مكان ملائم يعبر عن الحدث من حيث التصميمات الخارجية أو الداخلية فلابد أن تتمتع بلمسة فنية، أم إن كان الحدث الذي يستضيفه المعرض تجارياً أو صناعياً فلابد أن يكون المكان عملي بشكل أكبر، وإن كان الحدث تكنولوجياً أو يخص الموضة والأزياء فلابد أن يكون المكان ساحراً ويلفت الأنظار.عملية اختيار المكان لا تتم بناءً على الشكل فقط فهناك عدة نقاط لابد من وضعها في الحسبان عند اختيار مكان المعرض، والتي تتمثل فيما يلي:
الديكور
الديكور الداخلي الخاص بالمعرض يترك انطباعاً كبيراً لدى جميع الحضور لذا لابد من الاعتناء به بشكل خاص، كي يلائم الحدث وطبيعته ويخدم الأهداف المرجوة من المعرض، وهناك مجموعة من النقاط التي يجب وضعها بالحسبان عند اختيار ديكور المعرض هي:
الترويج
وهي واحدة من أهم الخطوات التي قد تتسبب في إفشال جميع الخطوات السابقة أو نجاحها، وتنقسم عملية التخطيط للمعرض لمرحلتين مرحلة سابقة لبدء تنفيذه بشكل فعلي لمعرفة ردود الأفعال والإقبال، ومن ثم مرحلة الترويج النهائي لتشجيع الجميع على الحضور، وكلما كانت حملة الترويج كبيرة ومخطط لها بعناية كلما ساهمت في نجاح المعرض.[2]الحملة الإعلانية للترويج عن المعرض هامة للغاية فأنت بحاجة لإقناع المشاركين بجدوى مشاركتهم، وإقناع الحضور بوجود ما يستحق في المعرض لزيارتهم. والحملة الترويجية الناجحة هي الحملة المتكاملة التي تغطي الشركات والمؤسسات التابعة لمجال المعرض، ,المهتمين بما يقدمه المعرض، والتي تستغل جميع منصات الإعلان للوصول للجمهور المستهدف مثل مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة مثل الفيسبوك وتويتر وانستجرام وغيرها، والأهم أن تسلط الضوء على مميزات المعرض وأهم المشاركين لجذب أكبر عدد من الأشخاص لحضوره.