مفهوم التفويض وخطواته

التفويض هو وسيلة رائعة لضمان إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل ، وكذلك بناء قدرة الفريق ، ولسوء الحظ لا يولي الكثير من المديرين الاهتمام الكافي لعملية التفويض وبالتالي يفشلون في جني الفوائد .

خطوات التفويض

هناك ست خطوات لتفويض المهام بنجاح ، والمشكلة هي أن معظم المديرين يقومون بواحد أو اثنين منهم فقط وبعد ذلك عندما لا تكتمل المهمة بما يرضيهم ، يشكون من أن موظفيهم ليسوا جيدين بما يكفي لإنجاز المهمة .يوجد العشرات من المديرين التنفيذيين من الشركات التي لا تعد ولا تحصى يقومون بذلك ، وبمجرد إتقان هذه الصيغة يكون من العدل تقييم ما إذا كان لديك حقًا الأشخاص المناسبون لهذا المنصب ، والخبر السار هو أن الموظفين نادراً ما تكون المشكلة ومن الأسهل وأقل تكلفة بالنسبة للمدير أن يتعلم طريقة جديدة بدلاً من استبدال الموظفين ، وفيما يلي الخطوات الست التي يجب تنفيذها عند التفويض .الإعداد الجيد للتفويضلا يمكن للموظفين تقديم نتائج جيدة إذا لم يتم التفكير في المهمة الموكلة إليهم تمامًا ، أو إذا استمرت التوقعات في التغير ، لذلك يجب أخذ الوقت الكافي وقم بتطوير الانضباط لتحديد ما تريده بالضبط .نقل المعلومات إلى الموظفينبمجرد أن تأخذ الوقت الكافي لتحديد ما تبحث عنه بالضبط ، فأنت بحاجة إلى نقل هذه المعلومات إلى موظفيك ، وتأكد من تضمين معلومات واضحة عن التوقيت والميزانية والسياق ، وتعيين توقعات للاتصالات والتحديثات بما في ذلك المعلومات والمحتوى والشكل .تأكيد التفاهم بين الموظفينأحد أكثر الأخطاء شيوعًا في التفويض هو افتراض أن الموظفين يفهمون ما تريد ، بدلاً من التأكد من قيامهم بذلك ، ولا يستغرق تأكيد التفاهم سوى حوالي 60 ثانية ، ولكنه أهم محدد للنجاح أو الفشل ، وأفضل طريقة لتأكيد الفهم هي أن تطلب من موظفيك إعادة صياغة الطلب أو المهمة بكلماتهم الخاصة ، وإذا لم تكن مرتاحًا للقيام بذلك حيث يشعر كثير من المديرين وفي كثير من الأحيان بشكل صحيح أنه يجعلهم يبدو وكأنهم معلم رياض الأطفال ، ويجب عليك على الأقل طرح الأسئلة للتأكد من أن الموظفين يفهمون جميع جوانب ما هو مطلوب .تأكيد الالتزام بالمهامهذا جزء آخر من عملية التفويض التي يتخطاها معظم المديرين ، وغالبًا ما يفترضون فقط قبول الموظفين للمهام التي تم تكليفهم بها ، والجزء الأكثر أهمية في سباق الترحيل هو تسليم العصا إلى العداء التالي ، ويمضي المتسابقون قدراً كبيراً من الوقت في تعلم هذه المهارة ، ولا ينبغي أن يكون مختلفاً في مكان العمل والالتزام يعني التأكد من قيامك بتسليم عصا القيادة بنجاح .تأكد من التزام الموظفين بالنتائج المتوقعة وبالعملية المحددة بما في ذلك الجدول والميزانية والأدوات ، وأن أهدافهم العامة للمهمة تتوافق مع أهدافك ، وتأكد من أنهم على دراية بأي عواقب بالنسبة للشركة ولأنفسهم حيث قد تنتج إذا فشلوا في تحقيق النتائج المرجوة .تجنب التفويض العكسيالكثير من المديرين مرهقون للغاية ، وفي بعض الأحيان يكون السبب في ذلك هو أن موظفيهم أفضل في التفويض مما هم عليه ، فغالبًا ما ينتهي المديرون بإنجاز المهام التي فوضوها للآخرين ، ونادرًا ما يكون من الضروري ، إذا كان هناك أي وقت مضى ، أن يستعيد المدير مهمة قام بتفويضها لشخص آخر ، وإذا كان ذلك ضروريًا فهذا يعني على الأرجح أنه لم يتم قضاء وقت كافٍ في مرحلة الإعداد ، وأن ذلك الوقت أو المورد أو قيود أخرى أدت إلى مشاكل لم تتوقعها .إذا وصل الموظف إلى طريق مسدود يجب أن تتعامل معه كفرصة للتعلم ، وقم بتدريب الموظف من خلاله ، والتأكد من أنه لديه الموارد والمعارف اللازمة لإكمال المهمة ، وبهذه الطريقة ستظل حرًا في التركيز على أشياء أخرى ، وسيكون الموظف مجهزًا بشكل أفضل للقيام بمهام مماثلة في المستقبل .ضمان مساءلة الموظفينالاتصالات ثنائية الاتجاه هي جزء أساسي من التفويض ، وإن اكتشاف سيناريو الكابوس في التفويض هو معرفة تاريخ التسليم الذي لم يتم إكماله أو أنه قد تم تنفيذه بشكل غير مرض ، لهذا السبب تحتاج إلى التأكد من مساءلة موظفيك عن المهمة .المساءلة هي مفتاح عملية التفويض فهي تعني أن الموظفين يتواصلون معك بانتظام حول حالة التسليم وتوقيت التسليم بحيث لا تكون هناك مفاجآت في الساعة الحادية عشرة .تصبح عملية التفويض أسرع وأكثر مرونة كلما قمت بذلك ، وبمجرد إتقانها ستصبح جزءًا من الحمض النووي الإداري الخاص بك وستجني باستمرار نتائج رائعة .

أهمية عملية التفويض

التفويض هي واحدة من المهام الرئيسية للإدارة ، ويعتمد نجاح المدير على قدرته على تفويض عمله ، حيث يخفف من عبء العمل على المدير ، ويمكن للمدير تفويض العمل الروتيني والتركيز على المهام المهمة التي تتطلب خبرته وتجربته .يؤدي التفويض أيضًا إلى اتخاذ قرارات أسرع وتحول أسرع ، وذلك لأننا نعهد سلطة للمرؤوسين مما يسمح لهم باتخاذ قرارات مستقلة دون تدخل ، ويساعد التفويض أيضًا في تحفيز المرؤوسين ، والمسؤوليات المعطاة لهم توفر لهم الدافع ، وسيساعد الاعتراف الذي يحصلون عليه في العمل في زيادة معنوياتهم ، كما أنه يزيد من الرابطة والتفاهم بين المدير وفريقه حيث أن التفاعل في كثير من الأحيان ، والتماسك هو ميزة للمنظمة .يسمح التفويض لمديري المستوى الأدنى باكتساب الخبرة والمعرفة ، لذلك يشجعهم على اتخاذ قرارات مستقلة والتعامل مع المهام بأنفسهم ، وهذا تدريب رائع على انتقالهم النهائي إلى الإدارة الوسطى والعليا .[1]